Telefonassistent
Kommt bald
Der Telefonassistent ist für Dein Konto noch nicht freigeschaltet. Sobald er startet, findest Du ihn im Dashboard unter „Digitale Helfer“.
Telefonassistent
Dein Assistent nimmt Anrufe an, wenn Du im Seminar oder im Coaching bist. Fragen, die er aus Deinen Angaben beantworten kann, erledigt er sofort. Alles andere nimmt er für Deinen Rückruf auf und schickt Dir direkt danach eine Zusammenfassung per E-Mail.
Ein- und ausschalten, Umleitungsnummer
Hier schaltest Du Deinen Assistenten ein und aus und findest die Nummer, auf die Du Dein Telefon umleitest.
Deine Umleitungsnummer
Deine Umleitungsnummer wird gerade eingerichtet. Sobald sie da ist, steht sie hier, zusammen mit der Tastenfolge für Dein Telefon.
Leite Deine eigene Nummer auf diese Nummer um. Am einfachsten geht das in den Einstellungen Deines Handys – dort trägst Du nur diese Nummer ein.
iPhone
- Einstellungen öffnen, dann „Apps“, „Telefon“, „Rufweiterleitung“.
- Den Schalter einschalten, „Weiterleiten an“ antippen und die Umleitungsnummer eintippen.
- Mit dem Pfeil oben links zurückgehen. Einen Knopf zum Speichern gibt es nicht – die Nummer ist damit übernommen und steht neben „Weiterleiten an“.
Das iPhone leitet auf diesem Weg alle Anrufe um; Dein Handy klingelt dann nicht mehr. Soll der Assistent nur übernehmen, wenn Du nicht abnimmst, nutze die Tastenfolgen weiter unten.
Android
- Telefon-App öffnen, dann das Menü mit den drei Punkten und „Einstellungen“.
- „Anrufe“ oder „Zusatzdienste“ wählen, dann „Rufweiterleitung“.
- Den passenden Fall antippen, zum Beispiel „Wenn nicht angenommen“, und die Umleitungsnummer eintragen.
Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Hersteller etwas.
Nur umleiten, wenn Du nicht abnimmst – mit Tastenfolge
Tastenfolge kopieren oder abtippen, auf dem Handy in die Wähltastatur eingeben und die Anruftaste drücken.
| Wenn Du nicht abnimmst | ||
| Wenn besetzt ist | ||
| Wenn Dein Telefon aus ist | ||
| Alle Umleitungen wieder ausschalten | ##002# |
Dein Telefon bestätigt jede Tastenfolge mit einer kurzen Meldung. Meldet es „Einstellung erfolglos“ oder einen Fehler oder nimmt es die Nummer in den Einstellungen nicht an, lässt Dein Tarif oder Deine Verbindung die Umleitung so nicht zu – das kommt vor allem bei Prepaid-Tarifen vor. Frag dann Deinen Telefonanbieter oder richte die Umleitung in seinem Kundenportal ein.
Je nach Vertrag berechnet Dein Telefonanbieter für umgeleitete Anrufe eigene Minutenpreise. Die Umleitungsnummer ist eine deutsche Festnetznummer; aus Österreich und der Schweiz ist das eine Umleitung ins Ausland. Sieh dazu in Deinem Tarif nach. Anrufende sehen diese Nummer nicht.
Fest eingestellt
- Der Assistent sagt am Anfang, dass er eine KI ist, und fragt, ob die Person mit der Aufzeichnung einverstanden ist. Ohne Zustimmung beendet er das Gespräch höflich und nimmt nichts auf; Du siehst dann nur Uhrzeit und Rufnummer des Anrufs.
- Er bittet darum, am Telefon keine Gesundheitsdaten oder andere vertrauliche Angaben zu nennen.
- Er sagt nur Rückruftermine aus Deinen Rückrufzeiten zu und gibt keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsauskunft.
- Bei einem Notfall verweist er auf den Notruf 112.
- Ist Dein Assistent ausgeschaltet oder pausiert und die Umleitung läuft noch, hören Anrufende nur: „Dieser Anschluss ist im Moment nicht erreichbar. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“ Aufgenommen wird dann nichts; Du siehst Uhrzeit und Rufnummer in der Anrufliste.
Ansage
So meldet sich Dein Assistent am Telefon. Unter den Feldern siehst Du die Sätze, die Anrufende hören.
So nennt Dich Dein Assistent im weiteren Gespräch, zum Beispiel: „Torsten Seelbach meldet sich bei Ihnen.“
Wie die Stimme klingt, hörst Du nach dem Speichern unter „Probegespräch“.
Hier kannst Du Deinem Assistenten einen Namen geben und die Begrüßung selbst formulieren. Lässt Du das Feld leer, gilt der Vorschlag aus Deinem Namen.
Der Teil ab „Ich bin eine KI.“ ist fest und lässt sich nicht ändern: Er enthält den Hinweis auf die KI, die Aufzeichnung und die Frage nach der Zustimmung.
Diesen Satz kannst Du frei formulieren. Lässt Du das Feld leer, sagt Dein Assistent den Satz darunter.
Wissen und Veranstaltungen
Was hier steht, kann Dein Assistent am Telefon selbst beantworten.
Deine Veranstaltungen
Trage hier Seminare, Workshops oder Termine ein. Fragen von Teilnehmenden dazu beantwortet der Assistent dann selbst, zum Beispiel wann es losgeht und wo es stattfindet. Bis zu 30 Einträge.
Der Assistent beantwortet nur, was hier, bei den Veranstaltungen oder oben bei „Über Dich und Dein Angebot“ steht. Preise nennt er nur, wenn Du sie einträgst. Alles andere nimmt er für Deinen Rückruf auf.
Für die Richtigkeit Deiner Angaben bist Du selbst verantwortlich. Der Assistent gibt nur wieder, was Du hier hinterlegt hast.
Fragen
Das fragt Dein Assistent, wenn er ein Anliegen für Deinen Rückruf aufnimmt.
Immer
- Worum es geht
- Name der anrufenden Person
Wenn ein Rückruf nötig ist
- Rückrufnummer, zur Kontrolle wiederholt
- Wann die Person für den Rückruf erreichbar ist
Bezeichnet jemand sein Anliegen als dringend, beginnt der Betreff Deiner Mail mit „Dringend:“. Durchstellen kann Dein Assistent nicht.
Deine eigenen Fragen
Bis zu fünf Fragen, die der Assistent bei einem Rückrufwunsch zusätzlich stellt. Die Antworten stehen in der Zusammenfassung.
Rückrufzeiten
Lege fest, wann Du zurückrufst. Dein Assistent bietet Anrufenden freie Zeiten daraus an und bucht eine davon.
Deine Rückrufzeiten
Lege fest, wann Du üblicherweise zurückrufst. Der Assistent bietet Anrufenden dann freie Zeiten aus diesen Fenstern an und bucht eine davon fest. Ohne Rückrufzeiten fragt er nur, wann die Person erreichbar ist.
Eingeschaltet bekommst Du zu jedem gebuchten Rückruf wenige Minuten nach dem Anruf eine Mail mit Kalendereinladung – für Google Kalender, Outlook und Apple Kalender. Gibst Du einen Termin frei, folgt eine Absage, damit der Eintrag wieder verschwindet. Ob der Termin von selbst im Kalender steht oder Du ihn mit einem Klick übernimmst, hängt von Deinem Kalender ab.
Unterlagen
Die Mail, die Du Anrufenden auf Wunsch nachschickst.
Wünscht jemand am Telefon Unterlagen, notiert der Assistent die E-Mail-Adresse. Verschickt wird erst, wenn Du in der Anrufliste auf „Unterlagen senden“ klickst: Dann öffnet sich die fertige Mail in Deinem eigenen Mailprogramm, und Du sendest sie von Deiner Adresse. Die Adresse der anrufenden Person kannst Du vorher prüfen und berichtigen.
Ohne Text nimmt der Assistent einen Unterlagen-Wunsch nur als Anliegen für Deinen Rückruf auf.
Datenschutzhinweise
Ein Mustertext für die Datenschutzhinweise auf Deiner eigenen Website.
Anrufende müssen erfahren können, was mit ihren Daten geschieht. Diesen Mustertext kannst Du in die Datenschutzhinweise auf Deiner Website übernehmen. Passe ihn an Deine Angaben an, zum Beispiel „ich“ oder „wir“.
Probegespräch
Sprich selbst mit Deinem Assistenten und hör, wie er antwortet und klingt.
Du sprichst über das Mikrofon Deines Rechners oder Handys mit Deinem Assistenten – mit Deinen gespeicherten Einstellungen und der Stimme des Assistenten. Tu so, als wärst Du eine anrufende Person.
- Das Probegespräch nutzt den gespeicherten Stand. Speichere Änderungen zuerst.
- Es ist kein Anruf: Es erscheint nicht in der Anrufliste, Du bekommst keine Mail, und nichts wird aufbewahrt.
- Ein Probegespräch dauert höchstens 3 Minuten. Du kannst so viele führen, wie Du möchtest; ob dafür Credits verbraucht werden, steht in der Preisliste.
- Dein Browser fragt beim Start nach dem Mikrofon.
Anrufliste
Alle Anrufe, die Dein Assistent angenommen hat. Klick auf einen Anruf, um Einzelheiten zu sehen.
Archivierte Anrufe findest Du unter „Archiv“. Gelöschte Anrufe sind endgültig weg – samt Abschrift und Tonaufnahme.
Anrufe, Tonaufnahmen und Rückruftermine werden 30 Tage aufbewahrt und danach gelöscht.
Gebuchte Rückrufe
Die Rückruftermine, die Dein Assistent für Dich gebucht hat.
Gebuchte Rückrufe
Gibst Du einen Termin frei, wird die anrufende Person nicht automatisch benachrichtigt. Sollen alle Rückrufe von selbst in Deinem Kalender landen, schalte unter „Rückrufzeiten“ die Kalendereinladung ein.